比溝通更重要的45個開會技巧:解決3大開會問題:恍神、離題、沒結論,議題再多都能立刻有決策

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  • 語言:繁體中文
  • ISBN:9789869030717
  • 出版日期:2014/02/20
恍神、離題、找藉口,開會時間都浪費在這! 「又是他一個人在講」 「今天還有好多工作要做啊~」 「他剛說什麼啊?我忘了……」 改變1萬場會議的簡報專家, 教你避開45種「超時、沒結論」的糟糕會議! ◎上班族最討厭的工作NO.1:開會! 「如果只是要聽這些數據,為什麼不早點寄給大家?」 「能下決定的主管都不在,那今天討論這麼久,有什麼意義嗎?」 「今天明明是要討論A,結果前輩一直在講毫無關連的B……」 「大家都在推拖、找藉口,說穿了就是不想負責、怕麻煩!」 開會,應該是一個集結眾人創意和建議的好機會,一個人思考時,難免會陷入瓶頸,但是讓團隊幫你一起思考,就有機會得到更好的提案,或是激發你從另一個角度去看事情。 但是,現在只要一聽到「要開會」,大部分的人腦中會浮現「完蛋,工作又要delay了!」為什麼會議成為一個浪費時間、又得不到結論的代名詞? 「開會目的不明」及「遲遲無法做出決策」,是導致大家對「開會」產生不滿的最大主因;另外也常出現「事前不知道開會主題」,到了現場,只好聽要報告的同事花時間解釋資料,大家交換含混不清、來不及思考的意見,最後得到模稜兩可的「嗯…下周再討論詳情」,就這樣散會了。 ◎開會的本意:三個臭皮匠,勝過一個諸葛亮 「會議」,是維持一個團隊、一間公司的必要條件,為了共同的目標,透過「開會」檢討達成方法、協調意見時所召開的,與其一個人單打獨鬥,藉由團隊的力量比較能夠全面掌握情報。同時也因為集思廣益,比較容易找出更好的問題解決方法。 ◎開會時遇到這些狀況,你該怎麼回應? 【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了? 方法:準備一份30秒看完的簡報。 讓大家更新開會的概念:會議的時間不是要「閱讀資料」,而是「討論」提案的重點以及做出決策。報告或提案的發言者,要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要,在會議上發言時,最多只能花5分鐘的時間講解、補充。 【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了 方法:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑 會議上,主持人的工作不只是提醒議程的進行,同時也要讓會議順利進行。當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」 【問題點3】會議主題失焦,都在討論不重要的小事 方法:向大家簡報,一律從「結論」說起 發言者在會議上報告前,要先確認一件事:這些資料,有必要現在說嗎?還是會後寄MAIL給大就好?如果需要現場說明,一定要先從「結論」說起,同時提出需要大家提供建議的地方。有時候討論中會出現新的議題,留待最後會議結束前再決定「是否列入下一次議程」。 【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」 方法:邊討論,邊將內容重點寫在白板上 白板是開會時的好工具,寫下會議內容時,大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外,當討論時間過長時,要讓成員們適時中場休息,休息前可以整理剛剛的討論(白板上),也別忘了先預告休息完後要討論的提案。

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