在TOYOTA學到的 只要「紙1張」的整理技術:彙整資訊、整理思緒、清楚溝通的技巧

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  • 語言:繁體中文
  • ISBN:9789863981565
  • 頁數:212 頁
  • 出版日期:2015/03/30

在TOYOTA,只要是業務上的文件,全部都是彙整在一張A3或A4的紙上,這個習慣已經成為TOYOTA根深蒂固的文化。無論是報告書、企劃書、會議資料或會議記錄,以至於討論時需要的文書、提案資料、確認行程的一覽表、考核面試用的文件……不管什麼種類或者多麼複雜的內容,原則上就是製作成「紙一張」。員工們準備的文件不是讓對方慢慢研讀才能理解,而是可以在短時間閱讀後就能掌握其中內容。至於,做為工作時判斷基準的現況、課題和對策等重點,都已經經過周詳思考,將所有不需要的累贅刪除之後,只用簡單易懂的文字敘述,再以一眼就清楚明白的排列方式呈現。

  只不過,在TOYOTA中,即使有這種將資料彙整在一張紙上的習慣,但是從來沒有「如何彙整資料」的詳細指導手冊。有鑑於此,作者便以在TOYOTA工作時的經驗為基礎,藉由在商業學校所學的框格、商務講座和商業書籍上所教的各式各樣筆記技巧和思考整理法,以及指導和諮詢,加上作者本身所涉略的哲學、歷史的知識見解,並不斷重複研究TOYOTA的員工每天執行的「紙一張」的整理動作。結果,作者用他本身獨到的方法彙整出任何人都能輕易做到的整理資訊、歸納想法、傳達的技術了。

  書中藉由各式案例,清楚說明彙整資料的各個步驟及其應用方法,只要一張紙和各一支綠、藍、紅筆, 誰都能夠簡單地整理資訊、歸納想法、提高傳達力。

本書重點

  全球頂尖企業TOYOTA
  為什麼要把所有的文件都化為「紙1張」交流呢?

  只要學會彙整資料在「紙1張」上,讓工作更加順利
  ●在「一張紙」整理資訊,讓腦中的思緒「一目瞭然」
  ●一年400個小時的加班時數縮減到0
  ●掌握「三個切入點」,任誰都可以說話說得頭頭是道
  ●學會這項整理彙整技巧,工作不再停滯不前
  ●最終目標是能在腦中迅速彙整資訊,順利溝通、傳達資訊。

  彙整資訊在一張紙上的基礎三步驟
  .將思考用的基礎資訊「整理」到文件內
  .用自己獨有的「思緒」「歸納」到文件內
  .釐清文件的內容要「傳達、溝通」的對象

  彙整資訊的基礎技巧—「試算表EXCEL1」的活用方法
  .製作演講稿
  —將關鍵字寫在一張紙後,依照標示的順序說明。只要確實做到,你會發現演講真的很容易
  .理解困難的內容
  —統整了會議內容的一張表格,就可以讓看不見的時間流逝「一目瞭然」
  .決定工作的優先順序
  —將待辦事項列出,用色筆一一過濾篩選、釐清順序

  彙整資料的應用技巧—「邏輯LOGIC3」的活用案例
  .製作新企劃的提案資料
  —釐清提案的對象與目的,依據「WHAT?」、「WHY?」、「HOW?」設定問題
  .製作外部研習講座的結果報告
  —透過「WHAT?」、「WHY?」、「HOW?」整理內容,清楚傳達結果。

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